Temario: Control de Stock
La Gestión del Stock permite el control, distribución y preparación de la mercadería existente.
Configuración Inicial
El primer paso, es determinar al empleado que será encargado de depósito principal, y quienes serán depositeros con menos permisos. En el caso de los cajeros (realizan ventas que deberán despacharse al sincronizar cuando se tiene despacho automático), estos deben tener el usuario de caja vinculado a un empleado con permiso de despacho y ubicación de donde se retira los productos vendidos.
Por ello, se recomienda preparar los datos en el siguiente orden:
1° Entidad: dar de alta al empleado, en caso de cajeros, deben estar como vendedores y empleados activos.
2° Usuario de Sistema: se debe verificar que el usuario este configurado correctamente, debe tener asociado el empleado correspondiente y el depósito por defecto en el que realiza los movimientos, ingresando a Configuración Usuario Empresa/Entidad
3° Ubicación de Productos - Stock General: se deben dar de alta las ubicaciones donde se van a a generar los movimientos, estas ubicaciones pueden ser simples o compuestas.
Ubicación simple: consta de una o más ubicaciones principales, donde cada una se vincula a un depósito individual, de esta manera, al seleccionar el depósito, solo se busca los productos relacionados a la ubicación relacionada.
Ubicación Compuesta: las ubicaciones principales contienen sub ubicaciones, pero solo la ubicación principal se relaciona al depósito, al seleccionar el depósito, para realizar una operación, el sistema busca automáticamente donde se encuentra el producto (define en que ubicación se encuentra, y realiza el movimiento en esa ubicación)
Armar las ubicaciones y vincular a sus depósitos:
4° Depósitos: El depósito es el que se encarga de realizar los movimientos en las ubicaciones. Determina la fecha de arrastre de operaciones según el inicio de control de stock, entre otras configuraciones.
5° Sucursales: debe indicar en la sucursal, en cuál ubicación se controla el stock de cada lugar, en casos de no poseer otras sucursales, minimo se exige la sucursal de uso único (Casa Central), si posee varias sucursales, deberá indicar si los productos se repiten o no en las otras ubicaciones. Los productos pueden variar si las sucursales comercializan productos de diferentes rubros. Si venden lo mismo en todas las sucursales, deberá activar la opción, repite producto en otras sucursales, en todas.
6° Encargado de Deposito: es la persona que estará a cargo de los controles y generación de movimientos de las Recepciones, Despachos e Inventarios.
Asignará el empleado que posee permisos para realizar movimientos de stock, y el tipo de movimiento (según datos empresa, manual o automático), verificar que tenga un usuario de sistema vinculado (si no aparece, revisar el 2° paso nuevamente)
7° Producto-Alta/Baja/Modificación: Los productos por defecto activan la opción controla stock al dar de alta, lo que supone que se espera un ingreso de stock desde compras. En el caso que no se diera de alta el ingreso de la mercadería, deberá destildar la opción, para que no tenga en cuenta al generar despachos o recepciones.
En los productos podrá indicar según su ubicación, el tipo de movimiento de stock que debe respetar, siempre y cuando se llevase control del movimiento de la mercadería.
8° Configuración Datos Empresa: Permite configurar la automatización de las operaciones.
9° Configuración del Punto de Venta: Permite indicar la ubicación por defecto para los movimientos de despachos de ventas.
Operaciones de la gestión de Stock:
El inventario se utiliza para iniciar el stock en una ubicación.
Es un procedimiento que permite indicar la cantidad fisica contabilizada, y dejar el stock del sistema con el mismo valor, de esta manera si existieran inconsistencias, estos quedarán registrados en el proceso de procesar las diferencias. Así el stock coincidirá con la existencia real, y la diferencia que tuvo que modificarse para dejar en ese valor, figurará en la recepción de arreglo por inventario.
Esta operación, genera ingresos de mercadería, y es la que agrega existencias al stock actual, a diferencia del inventario, en este movimiento, se suma o agrega al valor de stock actual las cantidades indicadas. Estos pueden ser ingresos por interdeposito (al recepcionar un despacho de otro deposito), por compras (al generar la recepción de la factura de compra del productos), etc.
Los despachos indican salidas del depósito, por ende la mercadería va disminuir.
Esta disminución puede suceder por interdepósito (cuando se despacha para enviar a otro lugar la mercadería), por ventas al generar las salidas de los productos vendidos, por mercadería dañada o vencida (se deben dar de baja los productos que presenten anomalias), etc.
Informes para el control del Stock
Informe Movimientos En Deposito: Contiene los reportes para control y consulta del stock y sus movimientos.
Rotación de Productos: Permite controlar las operaciones relacionadas al movimiento de la mercadería, este puede ser por Recepción/Despacho o Compra/Venta.